Céges levelezés költöztetése úgy, hogy egyetlen levél se vesszen el

A céges levelezés az a rendszer, amelyről senki nem beszél, amíg működik. Ha viszont egy költözés közben elveszik néhány levél, vagy a kiküldött ajánlatok a spam mappában landolnak, az napokig tartó bosszúság. Az alábbi sorrendet követjük, amikor egy meglévő fiókot új Google Workspace-be viszünk át — legutóbb az Egyensúly Gazdaságkutató és Tanácsadó költözésénél.

Előbb a leltár, utána minden más

A legtöbb hiba abból származik, hogy valami kimarad a listáról. Mielőtt bármihez hozzányúlnánk, összeírjuk a postafiókokat, az aliasokat, a csoportos címeket (például az info@ vagy az iroda@), a már beállított átirányításokat, a megosztott naptárakat és a fájlokat. Azt is, hogy ki melyik eszközön, milyen programmal olvassa a leveleit — ez a lépés a végén sok telefonálást spórol.

Ne egyik pillanatról a másikra kapcsolj át

A levelezés útját a domain MX-rekordjai jelölik ki, és ezek változása nem ér el mindenkihez azonnal: a világ levelezőszerverei addig a régi címre küldenek, amíg a korábbi beállítás él náluk. Ezért a váltás előtt pár nappal lecsökkentjük ennek az élettartamát, hogy az átállás órák és ne napok alatt terjedjen szét. A régi postafiókot pedig még hetekig életben hagyjuk — ha bárhonnan mégis oda érkezik levél, nem vész el.

A spam mappa nem véletlenül telik meg

Költözés után a leggyakoribb panasz, hogy a kiküldött levelek nem érkeznek meg. Ilyenkor szinte mindig a domain hitelesítése hiányzik: az SPF megmondja, mely szerverek küldhetnek a nevedben, a DKIM aláírja a leveleket, a DMARC pedig megszabja, mi történjen, ha valami nem stimmel. Ezt a hármat az új fiókhoz igazítjuk, és az első napokban figyeljük a jelentéseket, mielőtt szigorítanánk a szabályon.

Átirányítás a régi címekről

Ha a költözéssel címek is változnak, a régiek nem tűnhetnek el egyik napról a másikra. Névjegykártyákon, ajánlatokban, számlákon és a Google-találatokban még hónapokig a régi cím szerepel. Ezért a régi címekről átirányítást állítunk be az újra, és csak akkor bontjuk el, amikor már hónapok óta nem érkezik rá semmi.

Aki nem a böngészőben levelezik

Egy csapatban mindig van, aki megszokásból levelezőprogramot használ. Ezeket a fiókokat külön beállítjuk — például Thunderbirdben —, hogy a régi levelek is a helyükön maradjanak, és a küldés is az új fiókon menjen keresztül. Ez az a pont, ahol egy költözés látszólag kész, valójában mégsem.

Mennyi idő ez?

A felkészülés a hosszabb rész: leltár, DNS-előkészítés, tesztfiók. Maga az átállás jellemzően egy csendesebb időszakra esik, utána pedig néhány napig figyeljük a forgalmat. A pontos ütemtervet mindig a cég mérete és a postafiókok száma szabja meg — ezt az első beszélgetésen át tudjuk becsülni.

A levelezés és a domainek kezelése azoknál az ügyfeleknél is nálunk van, akiknek a weboldalát építjük, például a Heaven Properties esetében. Ha ilyesmi előtt állsz, nézd meg, mivel foglalkozunk, vagy írj nekünk a kapcsolat oldalon.